¿Vas a Realizar un Seminario? Conoce Tips de Logística, Registro y Control de Ingreso para un Evento Exitoso
Si vas a realizar un seminario te recomendamos realizar una planificación clara y mucho más en la logística. Algo que debes tener muy en cuenta es el registro y control de ingreso de los asistentes, para garantizar el orden, la seguridad y una muy buena primera impresión. Aquí te damos a conocer algunos tips generales e importantes para que el seminario sea un éxito;
- Antes de iniciar el proceso de logística, es importante definir los objetivos del seminario que vas a realizar, ten presente las siguientes preguntas; ¿Qué temas vas a tratar? ¿Cuál es el perfil que deben tener los asistentes a este evento? ¿Qué información deseas de los asistentes y para ellos? Estas preguntas son importantes porque te ayudan a tener claro el tamaño del evento, el tipo de registro de ingreso y que herramientas tecnológicas necesitas para el control de acceso.
Tip: Te recomendamos utilizar una herramienta de registro en línea desde el inicio, es decir, un Pre-Registro así permites que los asistentes se inscriban con antelación y así conocer un promedio del número de participantes para evitar sorpresas de última hora.
- Uno de los grandes retos en la organización de un seminario es que se realice un registro ágil y se tenga un control de acceso efectivo sin que haya complicaciones antes de iniciar el evento. Cuando se utiliza un sistema de registro de ingreso especializado en eventos garantiza una buena primera impresión y una gran experiencia para los asistentes.
Tip: Implementar un software de registro y control de ingreso (link que direcciones al artículo que habla del software creado por itech) de los asistentes ayuda para que el evento inicie a tiempo sin hacerlos esperar.
- Es importante tener un control de ingreso con acreditaciones para atender a los asistentes de forma, ya que es tendencia en muchos eventos grandes porque permiten un acceso más rápido y proporcionan un mayor control sobre la asistencia.
Tip: Según la cantidad de invitados, escoger la acreditación con códigos QR, permite que los asistentes puedan escanear en varios puntos de control al llegar al evento, para facilitar el flujo de personas y obtener datos en tiempo real sobre el número de asistentes para iniciar el evento.
- Tener un equipo especializado que realice el primer contacto con los asistentes es muy importante, que este bien entrenado y realice un registro y control de ingreso con profesionalismo, que brinde calidez a cada uno de los asistentes.
Tip: Es importante que el equipo o staff encargado de recibir a los asistentes tenga conocimiento y maneje el software de registro que se va a usar, además, se destaque por tener una actitud amable. El primer saludo marca la diferencia y da una buena impresión a cada uno de los asistentes desde el inicio.
- Realizar una buena gestión en el ingreso, garantiza comodidad y seguridad de los asistentes, asegurando que no se supere el aforo permitido y mantiene un buen orden durante el evento.
Tip: Hacer uso de la tecnología para tener un control de los asistentes en tiempo real, permite ajustar detalles para mejorar el flujo de ingreso si se requiere. Así se cumple con las normas de seguridad y se evitan aglomeraciones.
- Es importante contar con soluciones que faciliten el ingreso de asistentes que normalmente llegan tarde en cualquier momento del evento, para no generar interrupciones.
Tip: Implementar un registro de ingreso con el check-in automático, para que los asistentes puedan escanear su acreditación al llegar para no demorar su ingreso es una muy buena estrategia.
- Recolectar los datos de cada uno de los asistentes para evaluar el éxito del evento, permite monitorear y prepararse para próximas actividades. Además, contar con una plataforma que registre el ingreso y genere los informes detallados sobre la participación de los asistentes.
Tip: Enviar encuestas post-evento o agradecer la asistencia a los datos recolectados durante el evento, ayuda para mejorar la relación con los asistentes y tener información de valor para mejorar contantemente los siguientes seminarios.
- La seguridad de los asistentes garantiza el éxito del seminario, así que tener un plan de emergencias y un monitoreo de ingreso en tiempo real mantiene un ambiente para todos controlado.
Tip: Asegura que el sistema de control de ingreso tenga las normativas de seguridad del lugar, que permita una evacuación ordenada en caso de emergencia. También es importante tener puntos de acceso adicionales si el aforo es grande y lo requiere.
Es importante tener muy en cuenta que la logística de un seminario no solo es la elección del lugar o la programación de las conferencias, tener un aliado estratégico que realice el registro y control de ingreso de los asistentes ágil y eficiente, garantiza una experiencia fluida y profesional desde el primer momento. Al implementar soluciones tecnológicas avanzadas y contar con un equipo especializado que gestione el ingreso, hace que tú seminario sea un éxito y lo recuerden como un evento bien organizado y eficiente.
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