Control de acceso y votación para eventos en Bogotá: opciones y costos 2025
En Bogotá 2025, el control de acceso y la votación en eventos se optimizan con acreditación digital (QR), conteo de aforo y urna electrónica integrada. Frente a soluciones manuales o “parciales”, una plataforma unificada reduce filas, asegura quórum y entrega resultados auditables en tiempo real. Con iTech, integras registro, acceso, quórum y votaciones en una sola solución.
¿Por qué importa en Bogotá?
El flujo de asistentes en centros de convenciones, hoteles y sedes corporativas exige filas rápidas, control de aforo por sala y, cuando aplica, quórum y votaciones auditables (asambleas, juntas, asociaciones). Una operación sólida combina pre-registro, acreditación y control de acceso, con visibilidad en tiempo real para decisiones del comité organizador.
Enlaces a soluciones iTech:
- Registro + Acreditación → https://itech.com.co/registro-acreditacion-eventos/
- Votaciones Electrónicas → https://itech.com.co/votaciones-electronicas/
- Registro y Control en Asambleas → https://itech.com.co/registro-control-asambleas/
Opciones disponibles (comparativa 2025)
| Opción | ¿Qué incluye? | Ventajas | Riesgos / Límites | Para quién |
|---|---|---|---|---|
| A) Manual / Básica (listas impresas + planillas) | Listados en papel, sellos, recuento manual | Costo inicial bajo | Filas lentas, errores de registro, sin trazabilidad, imposible medir picos | Eventos pequeños, baja criticidad |
| B) Semi-digital (planillas + lector QR suelto) | Pre-registro en formulario, app de lectura QR, acceso parcial a métricas | Menos filas que A, cierta visibilidad | Datos fragmentados, difícil auditar quórum y votos | Charlas, workshops medianos |
| C) Plataforma integrada iTech (recomendado) | Pre-registro, QR/NFC, acreditación, control de aforo, padrón/quórum y votaciones en tiempo real, reportes | Filas rápidas, métricas en vivo, resultados auditables, soporte onsite | Requiere alinear flujos y roles | Congresos, ferias, asambleas, lanzamientos, eventos 200–10.000+ |
En Bogotá, donde los picos de ingreso son altos, la plataforma integrada ofrece la mejor relación tiempo de fila / confiabilidad / auditoría.
Estructura de costos
Rangos de referencia para dimensionar; la cotización final depende de aforo, sedes, jornadas, módulos y soporte.
- Set-up/implementación: configuración de formularios, plantillas, credenciales, padrón y pruebas.
- Licenciamiento por evento y/o por asistente: escalas por volumen.
- Módulos opcionales: impresión bajo demanda, kioscos self check-in, votaciones avanzadas, multi-sede.
- Soporte onsite: horas de técnicos/PM en acreditación y salas.
- Materiales (si aplica): cintas, porta-gafetes, impresoras.
Ejemplo ilustrativo:
Evento corporativo en Bogotá, 600 asistentes, 1 jornada, registro + control de acceso + votación simple.
- Set-up
- Licencia por asistente × 600
- Votación electrónica (módulo)
- 8 h de soporte onsite (2 técnicos)
Resultado: optimización de filas (<90 s por acreditación) y resultados de votación en vivo con acta descargable.
